Privacyverklaring

Artikel 1Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

KeizerAI is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

1. Naam/handelsnaam: KeizerAI
2. Vestigingsadres: Ventersgracht 12, Volendam
3. KvK-nummer: 42141022
4. E-mailadres voor privacyzaken: info@keizerai.nl
5. Contactpersoon: Luc Keizer (eigenaar)

Artikel 2Toepassingsgebied

1. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door KeizerAI, waaronder verwerkingen in het kader van dienstverlening aan opdrachtgevers, het gebruik van de website van KeizerAI, sollicitatieprocedures, communicatie via e-mail, telefoon of andere kanalen, en het gebruik van sociale media en online platforms.
2. Wanneer KeizerAI in opdracht van een opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt (als verwerker), bijvoorbeeld bij de Klusmotor, waarin KeizerAI aanvragen van (potentiële) klanten van de opdrachtgever opvangt, kwalificeert en inplant, geschiedt dit op basis van een verwerkersovereenkomst tussen KeizerAI en de opdrachtgever. In dat geval is deze privacyverklaring niet van toepassing op die verwerking, maar het privacybeleid van de betreffende opdrachtgever.

Artikel 3Welke persoonsgegevens verwerken wij

Artikel 4Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Artikel 5Bewaartermijnen

1. KeizerAI bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist.
2. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:
   1. Klant- en projectgegevens: tot twee jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.
   2. Gegevens van leads en prospects, inclusief gespreksnotities en opnames: tot twee jaar na het laatste contact, tenzij de lead klant wordt.
   3. Financiële en fiscale gegevens: zeven jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
   4. Websitegegevens en cookies: conform de bewaartermijnen zoals vermeld in Artikel 10.
   5. Marketinggegevens: tot het moment van uitschrijving of intrekking van toestemming.
   6. Sollicitatiegegevens: tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar indien de kandidaat hiervoor toestemming heeft gegeven.
3. Na afloop van de bewaartermijn worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Artikel 6Delen met derden

1. KeizerAI deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, op grond van een wettelijke verplichting, of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
2. KeizerAI kan persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
   1. Leveranciers die KeizerAI gebruikt voor de bedrijfsvoering en de dienstverlening. De belangrijkste zijn GoHighLevel (klantsysteem en CRM), ClickUp (taakbeheer), Fathom (opnemen en verslaan van gesprekken) en de AI-diensten van OpenAI en Anthropic (Claude). Daarnaast gebruikt KeizerAI software voor e-mail, agenda, berichten, betalingen en boekhouding.
   2. Softwareleveranciers en subverwerkers die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.
   3. Boekhouder en fiscaal adviseur ten behoeve van de financiële administratie.
   4. Overheidsinstanties wanneer KeizerAI hiertoe wettelijk verplicht is.
3. Met derden die als verwerker optreden, sluit KeizerAI een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de vereisten van artikel 28 AVG.
4. KeizerAI verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Artikel 7Doorgifte buiten de EER

1. Een deel van de in Artikel 6 genoemde dienstverleners is (mede) gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder in de Verenigde Staten.
2. Bij doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER waarborgt KeizerAI een passend beschermingsniveau door middel van:
   1. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land; of
   2. standaardcontractbepalingen (SCC's) zoals vastgesteld door de Europese Commissie; of
   3. andere passende waarborgen als bedoeld in artikel 46 AVG.
3. Betrokkenen kunnen bij KeizerAI opvragen naar welke landen eventueel gegevens worden doorgegeven en welke waarborgen daarbij zijn getroffen.

Artikel 8Beveiliging van persoonsgegevens

1. KeizerAI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of onrechtmatige verwerking.
2. De beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:
   1. Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en in rust.
   2. Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe.
   3. Opslag bij gerenommeerde cloudleveranciers met eigen beveiligings- en versleutelingsstandaarden.
   4. Back-ups en herstelmogelijkheden van de gebruikte cloudleveranciers.
   5. Tweefactorauthenticatie op alle accounts en het gebruik van een wachtwoordmanager.
   6. Toegangslogs van de gebruikte platformen, waar die beschikbaar zijn.
   7. Periodieke evaluatie en actualisering van beveiligingsmaatregelen.
3. KeizerAI evalueert de beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze aan indien de stand van de techniek, de kosten van tenuitvoerlegging of de aard van de verwerking dit vereisen.

Artikel 9Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft iedere betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens:

1. Recht op inzage (artikel 15 AVG): het recht om te vernemen of en welke persoonsgegevens KeizerAI verwerkt en om een kopie van deze gegevens te ontvangen.
2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
3. Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): het recht om in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen.
4. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): het recht om de verwerking tijdelijk te beperken.
5. Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG): het recht om persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
6. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of ten behoeve van direct marketing.
7. Recht om toestemming in te trekken (artikel 7 AVG): indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, kan de betrokkene deze te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

Een verzoek tot uitoefening van bovengenoemde rechten kan worden ingediend per e-mail via het adres in Artikel 1. KeizerAI reageert uiterlijk binnen een maand op het verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan de betrokkene tijdig op de hoogte wordt gesteld.

Artikel 10Cookies en tracking

1. De website van KeizerAI maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoeken van een website op het apparaat van de bezoeker wordt geplaatst.
2. KeizerAI onderscheidt de volgende categorieën cookies:
   1. Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website. Deze worden geplaatst zonder toestemming.
   2. Beveiligingscookies: het contactformulier gebruikt Google reCAPTCHA om spam en misbruik te voorkomen. Daarbij verwerkt Google technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens, en kan Google cookies plaatsen. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
   3. Analytische cookies: voor het analyseren van websitegebruik met Google Analytics. Deze worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.
   4. Marketing- en trackingcookies: voor het tonen van relevante advertenties en het volgen van bezoekers over meerdere websites. Deze worden uitsluitend geplaatst na uitdrukkelijke toestemming.
3. De bezoeker kan zijn toestemming te allen tijde intrekken via de cookie-instellingen op de website. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de functionaliteit van de website beperken.

Artikel 11AI en geautomatiseerde verwerking

1. KeizerAI kan bij de uitvoering van haar dienstverlening gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) en geautomatiseerde verwerkingstechnieken, waaronder AI-diensten van OpenAI en Anthropic (Claude).
2. Wanneer KeizerAI AI-systemen inzet die persoonsgegevens verwerken, worden de volgende waarborgen getroffen:
   1. AI-leveranciers worden zo ingesteld dat persoonsgegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen, voor zover de leverancier dat toelaat.
   2. Er worden niet meer persoonsgegevens naar AI-systemen gestuurd dan nodig is voor het doel.
   3. Er vindt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming plaats als bedoeld in artikel 22 AVG, tenzij hiervoor een wettelijke grondslag bestaat, de betrokkene hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd, of passende menselijke tussenkomst is gewaarborgd.
3. KeizerAI handelt bij het inzetten van AI-systemen in overeenstemming met de toepasselijke bepalingen van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) en verstrekt betrokkenen desgevraagd nadere informatie over de aard en het doel van de geautomatiseerde verwerking. Een AI-assistent die namens KeizerAI of een opdrachtgever met mensen praat, maakt duidelijk dat het een AI is.

Artikel 12Datalekken

1. KeizerAI beschikt over een procedure voor het afhandelen van datalekken (beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens zijn betrokken).
2. Indien een datalek plaatsvindt dat een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt KeizerAI dit binnen 72 uur na kennisname aan de Autoriteit Persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 33 AVG.
3. Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, stelt KeizerAI de betrokkenen hiervan onverwijld op de hoogte overeenkomstig artikel 34 AVG.
4. Indien KeizerAI als verwerker een datalek constateert bij de verwerking van persoonsgegevens van een opdrachtgever, stelt KeizerAI de opdrachtgever hiervan onverwijld op de hoogte, zodat de opdrachtgever kan voldoen aan zijn meldingsplicht.

Artikel 13Sociale media en externe platforms

1. KeizerAI is actief op sociale mediaplatforms, waaronder LinkedIn. Op het gebruik van deze platforms zijn de privacyvoorwaarden van het betreffende platform van toepassing.
2. KeizerAI verwerkt persoonsgegevens die via sociale media worden verkregen (zoals naam, functie en bedrijfsnaam van contacten) uitsluitend voor de doeleinden zoals beschreven in Artikel 4 van deze privacyverklaring.
3. KeizerAI is niet verantwoordelijk voor de verwerkingen die de sociale mediaplatforms zelf uitvoeren. KeizerAI raadt betrokkenen aan het privacybeleid van het betreffende platform te raadplegen.

Artikel 14Klachten

1. Betrokkenen die een klacht hebben over de verwerking van hun persoonsgegevens door KeizerAI kunnen contact opnemen via het e-mailadres in Artikel 1.
2. KeizerAI streeft ernaar klachten binnen een redelijke termijn af te handelen.
3. Betrokkenen hebben te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit in Nederland. Meer informatie is beschikbaar op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 15Wijzigingen van deze privacyverklaring

1. KeizerAI behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van KeizerAI.
2. Het is raadzaam deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
3. De meest recente versie is altijd beschikbaar op de website van KeizerAI. De datum van de laatst doorgevoerde wijziging wordt bovenaan dit document vermeld.

Artikel 16Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens door KeizerAI kun je contact opnemen via:

1. E-mail: info@keizerai.nl
2. Post: KeizerAI, Ventersgracht 12, 1131 BT Volendam